General Dwight D. Eisenhower war bekannt und geschätzt für seine Übersicht und für sein hervorragendes Zeitmanagement. Landete eine Aufgabe oder ein Entscheid auf seinem Tisch, half ihm sein Prinzip, sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Das liess ihn meistens gelassen, zuversichtlich und locker erscheinen.
Landung in der Normandie, 6. Juni 1944
Prioritäten und Zeitmanagement Immer wieder begegne ich Unternehmern und Kadermitarbeitern, die grosse Mühe bekunden, ihre vielfältigen Aufgaben und Entscheidungen richtig zu priorisieren, zu delegieren und abzuarbeiten.
Prioritäten und Zeitmanagement Immer wieder begegne ich Unternehmern und Kadermitarbeitern, die grosse Mühe bekunden, ihre vielfältigen Aufgaben und Entscheidungen richtig zu priorisieren, zu delegieren und abzuarbeiten.
Diese Menschen neigen dazu, sich in einem Berg von Aufgaben und Entscheidungen zu verlieren oder sie arbeiten an Aufgaben und Entscheiden, die weder dringend noch wichtig sind und die sie auch hätten delegieren können.
"Die dringendsten Aufgaben und Entscheidungen sind selten die wichtigsten."
So funktioniert die Matrix
Jede Aufgabe, die an einen herangetragen wird oder jeder Entscheid, mit dem man konfrontiert wird, wird mit Hilfe der Matrix kategorisiert. Die Matrix unterscheidet dringliche, nicht dringliche, wichtige, nicht wichtige sowie wichtige und dringliche Aufgaben, respektive Entscheidungen.
Wichtige und dringliche Aufgaben und Entscheidungen müssen sofort und meist selber erledigt, respektive getroffen werden. Sie stehen auf dem Zeitplan ganz oben.
Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben und Entscheidungen müssen in vielen Fällen auch selber erledigt, respektive getroffen werden, sie haben es aber (noch) nicht eilig. Aber Achtung: Wenn man sie ständig vor sich her schiebt, werden sie plötzlich zu dringlichen Aufgaben und Entscheidungen.
Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben und Entscheidungen sollte man sofort delegieren. Menschen, die einfach nicht Nein sagen können, haben hier oft ein Problem. Auch Selbstständige haben oft niemanden, der solche Aufgaben und Entscheidungen übernehmen würde. Daher sollte man sie auch abarbeiten. Aber wenn zu viele andere Aufgaben und Entscheidungen auf Erledigung warten, sollte man sie entweder aufschieben oder einfach nicht erledigen, respektive nicht entscheiden, bis sie wichtig werden.
In den Papierkorb gehören Aufgaben und Entscheidungen, die weder wichtig noch dringlich sind.